Compte Rendu de la Réunion du Conseil d’administration de l’ACTE
Le 22 avril 2023 à la mairie de St Bonnet de Four
La séance a débuté à 14h, sous la présidence de Claude Cosson, président de l’Acte, qui ouvre les débats :
Etaient présents : Doom Philippe , Moulu Josette, Barmès Jean-Marc et Lucia, Lecrocq Catherine, Beaulaton Daniel, Rey Marie-Hélène, Cosson Claude.
Excusés : Cartier Annie, Rey Gaston, Pugeault Françoise, procuration donnée à Claude Cosson et Godard Christiane, qui a donné procuration à Jean-Marc Barmès.
1erpoint : validation du flyer
==> Le flyer, annexé au présent compte-rendu est validé
Le flyer, discussion, pour la personnalisation ou pas ?
==> Décision d’envoyer un courrier aux communes adhérentes pour proposer le flyer personnalisé ou pas (avec demande de photo si la Commune souhaite une version personnalisée).
Proposition de diffusion 200 exemplaires personnalisés ou 200 exemplaires standards.
Il est souhaitable que la diffusion se fasse avant l’été.
St aubin organise le WE du 10 juin la pose du coq au sommet de leur clocher.
Des devis ont été demandés par F. Pugeaut, et Claude (imprimeur de Montluçon qui a réalisé le flash-infos). Catherine va également demander un devis à un imprimeur de Saint Outrille. Claude souhaite que, le devis retenu, le membre du CA concerné s’occupe de gérer l’ensemble de cette prestation, avec l’imprimeur.
==> Claude, en liaison avec Daniel, choisira le ou les imprimeurs retenus.
Dans l’hypothèse de l’édition de 3000 exemplaires standards et de 15 communes demandant 200 exemplaires personnalisés , la dépense serait de l’ordre de 1500€ TTC. Il faudra ajouter les frais d’envois éventuels.
2eme point : L’AG à St aubin sur Gaillon
Organisation les 7 et 8 octobre 2023
Salon du livre
Tarif
- accueil des congressistes le samedi matin
- Claude souhaite que l’ACTE ait un stand au salon du livre qui se tiendra à Saint Aubin samedi et dimanche, au moins le samedi matin et le dimanche matin. Il faudra donc des volontaires pour le tenir. Seront proposés à la vente le livre (25 €) et le poster (2,5€). Ce sera aussi l’occasion d’offrir des flyers et des flash-infos anciens (en stock chez Claude)
- Buffet le samedi midi
- Assemblée générale le samedi après midi, suivi du CA et de la visite de l’église, de l’exposition « histoire du village », réalisée par Vincent Doom Conservateur du patrimoine (frère de Philippe), et exposition JC Clément,
- « Soirée de gala » (repas + animation le samedi soir
- Visite du château de Gaillon( si possible) ou autres sites alentour (Philippe va envoyer un petit récapitulatif des sites à voir avec indications GPS, en même temps que l’invitation à l’AG).
- Buffet froid le dimanche midi
- départ ou visites personnelles
Philippe va lancer les invitations début Mai (Daniel lui a fourni les adresses des adhérents et Jean Marc lui enverra un modèle de courrier utilisé lors d’une précédente AG). Cette invitation donnera des renseignements sur les possibilités d’hébergement chez l’habitant, ainsi qu’une liste de gîtes et chambres d’hôtes et hotels (les adhérents effectueront directement leurs réservations), prévoir une liste à joindre à l’invitation.
Il est prévu aussi une exposition philatélique et un timbre à l’effigie du clocher et un sceau à date, des cartes postales du clocher déjà réalisées par Philippe à la vente. Nous en réservons 200 pour l’Acte. Il est souhaitable de pouvoir exposer le timbre qu’avait fait réaliser Colette (Jean Marc devrait pouvoir prêter ou céder des exemplaires)
Pour cette rencontre les deux secrétaires sont chargés de compte rendu de l’AG et du Compte rendu de l’ensemble du WE, Jean-Marc Barmes des photos, sachant que Philippe a mandaté un photographe pour le WE de son côté.
3e point : budget
Compte rendu donné par Daniel et Catherine,
Les finances sont saines et un bénéfice est ressorti cette année de l’exercice 2022.
==> un support de sauvegarde externe sera acheté pour sécuriser les données de l’association
4eme point : cotisations
Sur les cotisations, aux communes, proposition est faite de fixer un minimum de cotisation pour les communes à 20 € soit 200 habitants (comme c’était le cas avant le passage à l’euro). Les cotisations sont à valider en AG.
5ème point : site internet
Claude nous indique qu’il y a à peu près 37 visiteurs par jour en moyenne (en augmentation de plus de 25%) par rapport à l’an dernier.
==> Rubriques à ajouter au site :
- les réalisations de l’ACTE : flyerslivrescartes postalesposters
statuettes
- abonnement : tarifs et procédures
Questions diverses et nouvelles actions
– augmentation de l’aide aux communes organisatrices de l’AG soumis au vote :
7 voix pour un passage de 2000 € à 2500 €
1 contre
1 abstention
Et 1 n’a pris part au vote.
==> résolution acceptée
– Travail en commun des membres du CA
Claude a souhaité nous expliquer comment il a travaillé pour la réalisation du flash-infos et du flyer. Il fera un « tutorial » pour expliquer l’utilisation des outils afin que d’autres puissent participer à la réalisation des documents et prendre le relais en cas de besoin.
Ce mode de travail « artisanal » a permis de réduire les coûts de réalisation des documents et de se les réapproprier.
Il insiste sur la nécessité de disposer d’une « banque de données photos », classée, avec date, légende et auteur.
Il met l’accent sur le fait qu’il compte sur chacun d’entre nous pour participer si besoin et il insiste sur le fait qu’il est indispensable pour lui d’avoir une réponse à ses mails même succincte, car il n’y a rien de plus décourageant que l’absence de réaction. Seule la validation progressive des documents permet d’avancer! Une implication de chacun, en fonction de ses possibilités, est nécessaire.
– Projets nouveaux
Carte :
==> le projet est abandonné
Aides aux Communes adhérentes :
Nous sommes questionnés par les Communes sur ce sujet et le point a souvent été évoqué sans qu’une décision soit prise explicitement.
Aussi des propositions ont été évoquées, mais elles ne font pas l’unanimité et on peut constater des avis divergents.
Si on met en place une telle action, il semble nécessaire de se cantonner à des actions qui concernent directement le clocher, et son accès, ce qui respecterait la vocation première, et limiterait les actions à financer.
Après discussion il apparaît également que si nous voulons apporter de telles aides, il est impératif de modifier les statuts et de les voter en AG (AG extraordinaire).
==> Une réflexion est donc à mener sur le sujet pour construire un dossier qui sera présenté en AG pour décision (statuts, actions et sélections, budget)
Proposition de remise en place du cadeau à offrir à la commune qui reçoit.
Avec une médaille gravée ou bien un clocher tors sur un socle Philippe propose la réalisation en 3D, et propose une entreprise de sa commune pour la réalisation,
==> ce projet a reçu l’unanimité des présents,
Prêt de l’exposition de JC Clément,
Cette exposition a été léguée, à titre personnel, à Marie Hélène Rey.
Elle peut être louée gratuitement, avec signature d’ une convention, dépôt d’un chèque de caution, et la prise en charges des frais d’expédition aller et retour à la charge de l’emprunteur. Prévoir une réservation à l’avance.
Prochaines AG :
Les prochaines AG sont programmées 2024 Québriac , voir confirmation des dates, et 2025, Nieder mi-juin à confirmer.
La séance est levée à 17h45.
Marie Hélène Rey
